Comme les autres types de données informatiques, les fichiers qui contiennent les emails peuvent être effacés ou affectés par la défaillance du support de stockage. Il est alors nécessaire de récupérer les données sur un serveur Microsoft Exchange.
Ces derniers sont généralement affectés à un emplacement particulier pour être supprimés périodiquement. Le serveur Microsoft Exchange est généralement utilisé en synchronisation avec Microsoft Outlook. Ce dernier stocke trois types de fichiers qui contiennent les informations (contenu du courrier, pièces jointes…) qui sont régulièrement mises à jour en fonction des données présentes sur le serveur et des actions de l'usager (suppression, création…). Les fichiers PST et OST sont propres à Microsoft Outlook et stockés sur le PC. Le format DBX est l'équivalent pour la version allégée DBX. Le logiciel Entourage sur Mac fonctionne de manière similaire qu'Outlook et peut être couplé avec Microsoft Server.
Il arrive également que la synchronisation aboutisse à la corruption des fichiers stockés sur le serveur. Il faudra alors être capable d'extraire les différents courriers présents dans ce fichier encapsulé. Une mauvaise manipulation risque d'endommager définitivement les fichiers sur le poste de travail et le serveur.
Dès que vous constaterez une inaccessibilité, il convient donc de prendre les précautions nécessaires. Le logiciel spécialisé, ou l'opération manuelle réalisée par un expert, se déroule alors en trois étapes. Il s'agit d'identifier avant tout le fichier concerné. Il faudra par la suite se baser sur le journal pour avoir à disposition une version exploitable. L'opération consiste ensuite à créer virtuellement l'environnement pour pouvoir extraire les courriers.
Reconnu par les revues et les sites web spécialisés, le logiciel Ontrack EasyRecovery est également capable de retrouver des e-mails supprimés ou inaccessibles. Son interface ergonomique facilite son utilisation, même pour les néophytes. Dans tous les cas, il est fortement déconseillé d'intervenir par ses propres moyens, car la structure particulière des fichiers OST, PST et DBX les rend très vulnérables.
De Microsoft Exchange 5.5 jusqu'à Office 365, Ontrack PowerControls permet d'économiser un temps précieux dans la gestion de vos emails, peu importe où ils sont stockés : en local, dans une sauvegarde ou dans un environnement Cloud hybride.